SOFTWARE GESTÃO DOCUMENTAL DIGIFILE

Capturar / Criar:

  • Classificação hierárquica de documentos em categorias.
  • Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original.
  • Integração perfeita com softwares populares como aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, software de desenho CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagem e muitos outros.
  • Utilização de modelos nos processos de criação e revisão de documentos.
  • Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha.
  • Integração do conteúdo armazenado com o sistema de ERP corporativo.

Gestão / Revisão:

  • Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos).
  • Controle de revisão de documentos utilizando workflow padrão ou customizado pela necessidade de negócio.
  • Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos.
  • Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos.
  • Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.
  • Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail.
  • Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação.
  • Controle de check-in e check-out para garantir que um mesmo documento não será editado simultaneamente por várias pessoas.
  • Marcações (markup) e opções de controle de mudanças para o rastreamento de alterações específicas em um documento.
  • Assinatura digital em documentos e em arquivos PDF atendendo a requisitos de regulamentos e conformidades.

Entrega / Publicar:

  • Pesquisa de documentos a partir de quaisquer dados como número, assunto, palavra-chave, etc.
  • Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos (Full-Text Search).
  • Circulação eletrônica dos documentos publicados com assinatura de conhecimento pelos usuários.
  • Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.).

Guardar / Preservar

  • Repositórios controlados que otimizam espaços e reduzem o risco de questões legais e conformidade.
  • Tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo.
  • Arquivamento de documentos para definir como preservar e evitar riscos legais pela retenção dos mesmos.
  • Remoção de documentos obsoletos apenas quando possíveis de serem excluídos.