Digifile - Tecnologia em documentos

Software Gestão Documental Digifile

  • Capturar / Criar:
    • Classificação hierárquica de documentos em categorias.
    • Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original.
    • Integração perfeita com softwares populares como aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, software de desenho CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagem e muitos outros.
    • Utilização de modelos nos processos de criação e revisão de documentos.
    • Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha.
    • Integração do conteúdo armazenado com o sistema de ERP corporativo.
  • Gestão / Revisão:
    • Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos).
    • Controle de revisão de documentos utilizando workflow padrão ou customizado pela necessidade de negócio.
    • Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos.
    • Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos.
    • Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.
    • Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail.
    • Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação.
    • Controle de check-in e check-out para garantir que um mesmo documento não será editado simultaneamente por várias pessoas.
    • Marcações (markup) e opções de controle de mudanças para o rastreamento de alterações específicas em um documento.
    • Assinatura digital em documentos e em arquivos PDF atendendo a requisitos de regulamentos e conformidades.
  • Entrega / Publicar:
    • Pesquisa de documentos a partir de quaisquer dados como número, assunto, palavra-chave, etc.
    • Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos (Full-Text Search).
    • Circulação eletrônica dos documentos publicados com assinatura de conhecimento pelos usuários.
    • Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.).
  • Guardar / Preservar
    • Repositórios controlados que otimizam espaços e reduzem o risco de questões legais e conformidade.
    • Tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo.
    • Arquivamento de documentos para definir como preservar e evitar riscos legais pela retenção dos mesmos.
    • Remoção de documentos obsoletos apenas quando possíveis de serem excluídos.
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