Digifile - Tecnologia em documentos

Serviços

A manutenção do acervo documental gera uma demanda de recursos que pode afetar diretamente a produtividade de uma empresa.

Além de ocupar espaços que poderiam ser melhor utilizados, a procura e organização do material podem alocar os recursos humanos por um tempo demasiado.

Seja qual for a necessidade ou o tamanho do arquivo, a Digifile tem a solução ideal. Confira nossa relação de serviços.

Serviços

Guarda de documentos

  • Permite que a empresa libere espaços físicos ocupados por arquivos, otimizando, ainda recursos humanos ora empregados para a manutenção dos materiais. Fornece a garantia da ideal conservação e rápida localização dos documentos.

    Verifique maiores detalhes sobre nossas instalações e condições para a guarda de documentos:
    • Condomínio Fechado - monitorado com câmeras de segurança;
    • Vigilância 24 horas;
    • Sistema de detecção de intrusão, interligado ao painel de controle;
    • Grades de segurança e dois portões de restrição de espaços;
    • Estantes de aço galvanizado de padrão internacional de segurança;
    • Sistema de detecção de fumaça e calor, interligado a um painel eletrônico de controle;
    • Hidrantes e extintores de incêndio, conforme exigência do Corpo de Bombeiros e normas ABNT;
    • Sistema de combate a incêndios com tambores de espuma de alta densidade acoplados a rede de hidrantes;
    • Caixa d'água para 30.000 litros com bomba e dispositivos automáticos e de alta pressão;
    • Piso adequado para a guarda de documentos;
    • Pavilhão de guarda de documentos sem fiação elétrica, com iluminação indireta;
    • Controle de temperatura e umidade;
    • Controle Integrado de Pragas, com desinsetização e desratização periódicas, seguindo as Normas da Vigilância Sanitária;
  • Consulta e retirada e documentos:
  • Serviço para manuseio e movimentação das caixas arquivadas. Podem ser acessadas na sala de consulta Digifile ou entregues diretamente no local determinado.

    Verifique maiores detalhes sobre o serviço:
    • Acesso exclusivo para pessoas autorizadas das Empresas e com prévia;
    • Os serviços de manuseio/movimentação de caixas, serão executados por funcionários da DIGIFILE;
    • As consultas/pesquisas serão na sala de consulta da DIGIFILE e a retirada de documentos passará por controle de protocolo;
    • A DIGIFILE fornece transporte para a entrega de documentos no local solicitado, podendo ainda ser utilizada a equipe de malote do cliente, reduzindo assim, os custos operacionais.

Organização

  • Permite padronizar e normatizar as rotinas de arquivamento da empresa, facilitando o acesso e reduzindo o tempo gasto na busca dos documentos. Proporciona o conhecimento real do conteúdo e controle do trâmite documental, reduzindo volumes através da eliminação dos documentos sem utilidade. Este processo garante a preservação segura dos arquivos de real valor.

    Verifique maiores informações sobre o serviço:
    • Levantamento de dados nos arquivos de origem para diagnóstico inicial e elaboração de projeto de organização;
    • Implantação do projeto de organização de documentos, com profissionais capacitados e treinados, para garantir um excelente padrão de eficiência e produtividade para sua empresa;
    • Transporte dos documentos da empresa para a DIGIFILE a fim de executar a organização ou realização do trabalho na própria Empresa, com os profissionais da DIGIFILE;
    • Análise do fluxo documental a fim de definir a metodologia adequada para a organização do acervo, bem como estudo da estrutura interna e regulamentação da Empresa;
    • Avaliação de assuntos junto aos responsáveis, a fim de definir prazos de guarda e destinação dos documentos;
    • Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental, com base na legislação vigente e necessidade do cliente, aprovando-a junto aos responsáveis;
    • Organização e identificação dos documentos adotando metodologia adequada de forma padronizada;
    • Separação dos documentos sem valor informativo, probatório ou fiscal e realização do descarte, de acordo com a Tabela de Temporalidade, elaborando os Termos de Eliminação;
    • Definição de sistemática de controle para consultas, pesquisas e empréstimos de documentos, bem como registro de usuários e devoluções;
    • Elaboração de Manual de Procedimentos e treinamento da sistemática de arquivo implantada aos usuários; possibilidade de manutenções periódicas da organização nos clientes
  • Consulta e retirada de documentos:
  • Serviço para manuseio e movimentação das caixas arquivadas. São acessadas na sala de consulta Digifile ou entregues diretamente no local determinado.

    Verifique maiores detalhes sobre o serviço:
    • Acesso exclusivo para pessoas autorizadas das Empresas e com prévia;
    • Os serviços de manuseio/movimentação de caixas, serão executados por funcionários da DIGIFILE.;
    • As consultas/pesquisas serão na sala de consulta da DIGIFILE e a retirada de documentos passará por controle de protocolo;
    • A DIGIFILE fornece transporte para a entrega de documentos no local solicitado, podendo ainda ser utilizada a equipe de malote do cliente, reduzindo assim, os custos operacionais.
  • Outsourcing (BPO):
  • Conforme necessidade dos clientes, todos os serviços disponibilizados pela Digifile podem ser executados em célula de operação implementada dentro da própria empresa.

    Verifique maiores detalhes sobre o serviço:
    • A Digifile faz estudo analisando necessidade especificas do cliente.;
    • Conforma análise, a célula de operação é implementada. Constituída por hardwares e softwares, recursos humanos e metodologia de trabalho, funciona de forma independente dentro da estrutura do cliente.;
    • Os trabalhos são executados de forma a terceirizar toda a gestão com o acervo documental na empresa.;

Digitalização

  • Fornece economia de tempo nas pesquisas, sigilo e segurança através do controle de acesso, categorização dos documentos e preservação dos originais organizados.

    Verifique maiores detalhes sobre o serviço:
    • Utilização de "scanners" para processar cada documento e através de um "software" específico armazenar a imagem como um arquivo digital, que podem ser instantaneamente acessadas, arquivadas e distribuídas. Para tanto é indispensável que os documentos passem por um processo de organização e preparação;
    • Junto à digitalização é feito o controle de qualidade e a indexação dos documentos, através da digitação das informações necessárias e acordadas com o cliente, em software específico;
    • O cliente será responsável pela aquisição do servidor central e fornecimento de local de armazenamento de imagens e do banco de dados, onde será feita a configuração do hardware e inserção do banco de dados, bem como a devolução dos documentos originais;
    • O transporte das informações da DIGIFILE para a Empresa é com garantia de sigilo e segurança, através da categorização dos documentos e controle de acesso, proporcionando rapidez na localização das informações;
  • Consulta e retirada e documentos:
  • Serviço para manuseio e movimentação das caixas arquivadas. São acessadas na sala de consulta Digifile ou entregues diretamente no local determinado.

    Verifique maiores detalhes sobre o serviço:
    • Acesso exclusivo para pessoas autorizadas das Empresas e com prévia solicitação;
    • Os serviços de manuseio/movimentação de caixas, serão executados por funcionários da DIGIFILE.;
    • As consultas/pesquisas serão na sala de consulta da DIGIFILE e a retirada de documentos passará por controle de protocolo;
    • A DIGIFILE fornece transporte para a entrega de documentos no local solicitado, podendo ainda ser utilizada a equipe de malote do cliente, reduzindo assim, os custos operacionais.;
Solicite a visita de nossa equipe comercial

Telefone: (51) 3368 1999
FAX: (51) 3368 4666

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